Att få ekonomin att gå ihop kan vara en riktig utmaning under vissa av årets månader, särskilt under en så kallad lågsäsong där det inte kommer så mycket likvida medel till kassan. Detta är förstås en vanlig orsak till oro; trots allt har man ju som företag fortfarande vissa utgifter som måste lösas. Samtidigt går tiden som bekant fort förbi, där det är svårt att hinna med allt som ska göras. För att ha en bättre möjlighet att hinna reflektera över verksamhetens ekonomi kan det därför vara vettigt att lämna bort vissa sysslor; sälja fakturor exempelvis. Överhuvudtaget är det mycket fördelaktigt att hålla koll på flödet av pengar över verksamhetsåret, något som åstadkoms genom upprättande av en budget.
Budget för bra översikt
För att upprätta en budget är det allra smidigast är att använda någon form av kalkylprogram, som Excel til exempel. Men självklart går det också att använda penna och papper i kombination med ett rutat papper. Dock är det ändå att rekommendera att arbeta i ett kalkylprogram, eftersom ändringar m.m. är mycket enklare att utföra där – och det kan bli många ändringar och justeringar under resans gång. Det ser också bra mycket proffsigare ut att ha gjort jobbet digitalt om det är fler parter som ska ta del av budgeten; exempelvis banken eller någon annan långivare.
En användbar företagsbudget består primärt av två delar för att man ska få en så bra överblick som möjligt; resultatbudget och likviditetsbudget. Resultatbudgeten summerar de intäkter och kostnader som förutspås under ett visst verksamhetsår och ger indikation om vad det årets resultat kommer bli. Likviditetsbudgeten kräver lite mer tankeverksamhet och tar i regel lite mer tid att ordna. Här ska man nämligen ange kassaflödet per månad. Varför är detta då nödvändigt? Detta är ett mycket bra sätt att bli uppmärksam på vilka kostnader och intäkter som väntas under en viss period. Exempelvis kan det bli tydligt att företaget tappar likviditet en viss tid av året, medan denna förhoppningsvis återhämtas under en annan tid.
Till skillnad från en resultatbudget så ska likviditetsbudgeten visa alla belopp inklusive moms; detta görs för att det ska ge en realistisk bild av flödet då ett företag ju får betala moms för de flesta inköp. På samma sätt ska poster för momsinbetalning (eller återbetalning av moms om så är fallet) finnas med för att budgeten ska stämma. Det kan ta ganska mycket tid att upprätta just likviditetsbudgeten, så här får man definitivt inte ha bråttom. Ofta får man dessutom gå tillbaka och justera beloppen under arbetets gång, särskilt i de fall där vissa poster tillfälligt har glömts bort att ta med.
Viktigt att notera vad gäller budgeten är att allting är föränderligt; av den anledningen är det bra att uppdatera budgeten med jämna mellanrum så att den på bästa sätt speglar verkligheten.